Fahrtenbuch führen für den Firmenwagen - Die richtige Lösung für Sie?

Steuerrecht ist nicht jedermanns Steckenpferd. Auch nicht, wenn es um die heißgeliebten Pferdestärken geht, die uns täglich von A nach B bringen, vielleicht sogar über C und D. Sie sind sich unschlüssig, wie Sie den Firmenwagen noch vorteilhafter Nutzen? Und dennoch im rechtlichen Rahmen bleiben? Finden Sie hier alles Wissenswerte zur Privatnutzung ihres Dienstfahrzeuges.

Denken Sie daran: ein Wechsel zwischen der %-Regelung und einem geführten Fahrtenbuch zur Versteuerung ihres Firmenwagens ist immer nur zum Jahreswechsel möglich. Dieses aber jedes Jahr. Außerhalb des Kalenderwechsels tauschen Sie, wenn Sie das Fahrzeug selbst durch ein neues ersetzen.

Welche Methode für Sie die bessere ist, entscheiden Sie. Beachten Sie am besten die folgenden Punkte:

• Die jährliche Fahrleistung in Kilometern
• Wie oft Sie den Geschäftswagen privat nutzen
• Wie weit Ihr Arbeitsort entfernt ist
• Der Fahrzeugwert, der modellabhängig ist

Organisation

Hier hat die Prozent-Regelung klar die Nase vorn. Sie versteuern ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs pro Monat als Einnahme. Die Prozent-Regelung ist also die All-Inclusive-Pauschal-Variante. Beim Fahrtenbuch dokumentieren Sie, wie der Name bereits sagt, jede Fahrt mit dem Dienstwagen einzeln. Um die Prozentzahl zu ermitteln, greifen Sie auf den CO2-Ausstoß des Fahrzeugs zurück. Bei Unterschreiten des Grenzwertes reduziert sich die Prozent-Regelung von 2 auf 1,5%. Dieses Limit sinkt, waren es bei Firmenfahrzeug vor 2017 noch 130 g/km, sind es bei Fahrzeugen mit Erstzulassung ab 2020 nur noch 118g/km. Schadstoffneutrale Autos unterlaufen der 0 Prozent-Regelung. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nur um reine Elektro-Fahrzeuge handelt, keine Hybridfirmenwagen. Und auch wenn Sie die Prozentregelung nutzen, lohnt sich ein Fahrtenbuch, wenn der Dienstwagen nicht häufig privat genutzt wird oder sie nur kurze Strecken zurücklegen. Bei weniger als sechstausend Kilometern pro Jahr halbiert sich der Prozentsatz auf dann 0,75 oder einem Prozent. Hierzu benötigen Sie allerdings die lückenlose Dokumentation der Fahrten.

Optimale Steuerlast

Während die pauschale Versteuerung nicht Ihrem tatsächlichen Fahrverhalten entspricht, rechnen Sie mit dem Fahrtenbuch Fahrt genau ab. Sinnvoll, wenn Sie wenig privaten Anteil an Ihren Fahrten haben, da sparen Sie sich Geld. Sie multiplizieren die gefahrenen Kilometer mit dem jeweiligen Satz für den CO2-Ausstoß. Ist der errechnete Wert dreiviertel unter dem Prozentsatz Ihres Autos der Prozentregelung, so darf der kilometergenaue Sachbezug angerechnet werden.

Ein Beispiel:

Der Wert des Autos beträgt 40.000 Euro und der CO2-Ausstoß liegt bei 120g/km. Laut Fahrtenbuch lagen Privatfahrten von 1.200 Kilometern vor, also 100 per Monat. Es greift der halbe Sachwert von 0,75 Prozent da die Grenze von 6000 Kilometern pro Jahr unterschritten wurde. Somit haben wir einen Prozentsatz von 0,75 x 40.000 Euro Fahrzeugwert = 300, hiervon die Hälfte ergibt 150 Euro als Vergleichswert. Für Fahrten ohne Chaffeur und ohne Überschreitung des CO2-Limits werden 50 Cent per Kilometer herangezogen. Somit ergeben sich bei 100 Kilometern im Monat mal € 0,5 ein Wert von 50 Euro. Dieser liegt unter dem errechneten Vergleichswert und wird somit geltend gemacht.

Arbeitsweg

Arbeitnehmer, die mit dem Firmenfahrzeug zur Arbeit fahren, sind von der Pendlerpauschale, dem so genannten Pendler-Euro, ausgenommen.

Flottengröße

Wir sprechen bei Ihnen nicht von einem Firmenwagen, sondern von einer ganzen Flotte? Und sind skeptisch ob Ihre Mitarbeiter das Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen? Die Lösung: nutzen Sie beide Methoden. Sie versteuern als Arbeitgeber den Betrag ganz einfach mit der pauschalen %-Regelung und minimieren so Ihr Haftungsrisiko. Weist das Fahrtenbuch Mängel auf, haftet der Arbeitnehmer. Der Arbeitnehmer reicht mit der Einkommenssteuerveranlagung seine Abrechnung des Fahrtenbuchs ein. Und das Finanzamt errechnet neu und korrigiert die Steuerberechnung. Zuviel gezahlte Steuerbeträge werden erstattet. Günstig in diesem Fall: wenn der Fiskus das Fahrtenbuch nicht anerkennt oder Mängel feststellt, berechnen sie automatisch nach der Pauschalmethode. Als Arbeitgeber zahlen Sie somit für alle Firmenfahrzeuge einen festen und planbaren Preis jeden Monat.

Sichern Sie sich ab, indem Sie Ihr Fahrtenbuch korrekt führen – ansonsten stuft Sie das Finanzamt auf die Prozent-Regel zurück – und Ihr Aufwand war umsonst. Deshalb geben Sie diese Punkte unbedingt immer mit an:

• Amtliches Kennzeichen
• Fahrer
• Datum
• Reiseziel
• Name Termin
• Route der Fahrt
• Zweck der Fahrt
• Kilometerstand am Fahrtziel

ACHTUNG: die Aufbewahrungspflicht beträgt in Österreich sieben Jahre.